前言
我们IT行业有很多资源控制管理的方式，其中最重要最常见的是通过文件夹方式、有权限控制的共享盘符方式管理文件资源。但随着时间的流逝，我们会发现文件越来越多、维护越来越困难。
开发部门用的SVN，VSS，CVS等版本控制工具是一种很好的资源管理方式，后来这些工具被引入UED部门。但这些工具是为源代码版本控制准备 的，在非开发部门的实际应用中对于大量的非源码如PSD、PNG、FLA类的资源管理起来却不是那么得心用手。设计部门的源文件类型多、文件大且大多数是 二进制文件，在应用中用版本控制工具也很难管理（UED部门的Axure源文件支持SVN在协作上还是比较方便的）。
在互联网如此发达的今天，表面上知识、参考只需要索引就能找到，但在部门管理上它却不是一个好的方式，因为它的索引只存储在个体身上。部门的知识需要共享，部门的知识需要积累，我们需要一个知识库给新来的员工，我们更需要一个合理构建的知识库给我们下一个版本的设计。
按以上的情况看，IT技术只是管理手段，我们需要一种理论指导我们的资源管理方式。不管是用共享文件夹管理还是用SVN管理，这些都不重要，真正重要的是如何把所有资源放在一起进行综合、整合管理。
我们不缺乏IT手段，我们缺乏方法论。
在UED部门的实际工作中，每个工作阶段都会产生大量的信息和资源：
现在进行时阶段，即正在进行中的项目。期间会产生大量的中间资源——很多设计稿、很多参考，很多文档等等。这个阶段的资源最难管理，因为它变化性大，尤其是在多人协作时。
过去时阶段，即已经完成的项目。通常已完成的项目，项目资源大都存储在每个员工的计算机硬盘中，他们分散、零散、个性化强，很难完整有效地进行收集。
由于项目产品的复杂性与关联性使得这些资源都难以有效分类；由于项目的个性化，我们又很难统一所有产品项目的分类方式。经过长期的积压，我们发现UED的历史资源存量很难发挥它应该有的作用。
有没有一种理论或方法能够指导管理方式？
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思路
对于资源的管理，技术只是手段，只是管好资源的必要条件；管好资源的充要条件是要找到行之有效的管理方法论。
其实在现实生活中我们有一整套资源管理的理论方法——档案管理。
档案管理是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。
这正好与我们管理UED资源的目的是一致的，在实践上我们可以用档案管理的思路去管理UED部门的资源。
管理资源的手段有很多，但我们需要使用这些手段的方法，档案管理就是很好的理论指导。
进行档案管理工作，要遵循集中统一管理资源档案，维护资源的完整与安全，便于利用的原则。集中统一指资源档案要由部门的各级各类保管负责人分别集中 保存,并制定统一的规定进行管理。维护完整有两方面的含义：一是从数量上要保证资源档案齐全，不致残缺短少；一是从质量上要保持档案的有机联系，不能人为 割裂分散或零乱堆砌。维护安全也有两方面的含义：一是力求在技术上档案资源不受人为损坏；一是保护档案免遭有意破坏，资源档案访问权限控制。便于利用是全 部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。
对于我们UED来讲设计过程的资源是工作的见证，是下一步产品项目开发的基础，我们可以通过过往资源追溯设计变迁，追溯需求变化，不允许任意篡改或修正，所以维护资源的有效完整性，保持资源的快速定位查找，也是资源管理管理工作必须遵循的原则之一。
对于UED部门建立一套适应本部门业务特点、体现部门规范化、科学管理水平的档案体系，是部门的一项基础工作。它为部门各项工作的开展创造必要条 件，对避免和抵御各种风险起到必备作用。历史资源是UED部门的无形资产，档案是部门工作的真实记录。它不仅记录了工作活动的历史过程，还记载了其形成和 积累的经验和教训，是部门重要的知识资源。
UED部门档案管理的最终目的是提供档案信息为部门工作服务：
- 部门工作得以总结和延续
- 员工业务培训资料
- 所有员工都可通过档案了解部门工作情况
- 新来的员工可以看到部门、项目、产品生命周期，少走很多弯路。
- 员工离职，工作文件得以最大限度的保留
- ……
有效的档案管理能够开展需要具备很多方面的条件，其中最重要的是按照部门以及公司业务对部门信息资源的全宗、类目进行划分以及有效的管理与制约。
档案的建档单位
为不同的建档单位合理地划分档案的全宗，这是最重要的部分（全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成 的档案有机整体）。在传统档案学定义中独立行使职权、设有会计单位或经济核算单位、设有管理人事的机构或人员是定义全宗的标准。在我们UED部门可以将个 人的资源定称为一个全宗、组的资源称为一个全宗、部门的资源称为一个全宗，又因为UED部门全宗间有一定的供给关系，所以我们需要明确各个全宗之间的资源 供给关系。
档案的类目划分
关于类目的划分，参考某省委档案管理系统，该省委档案一级类目的定义分为七大类：即（1）党政工团档案（代字：A）；（2）基建档案（代字：B）； （3）设备、仪器档案（代字：C）；（4）会计档案（代字：D）；（5）已故人员档案（代字：E）；（6）声像档案（代字：F）；（7）专门档案（代 字：G）。大类以下的属类用阿拉伯数字作代号，从左至右依次叫一级属类、二级属类。
