我们UED部门的档案管理可以参考其分类方法，并按照问题-年度-机构的方式进行下级分类，分别对个人档案全宗、组档案全宗、部门档案全宗根据具体业务情况设定分类标准，并生成标准分类文档。
这里要特别指出，根据建档单位的不同，类目划分的粒度是不同的，层级越低越细节。
档案的维护人员
关于全宗档案的管理，个人档案的管理应该有组讨论并定义全宗目录架构，由个人维护管理；组档案应该由部门定义全宗目录架构，由组长统一管理维护；部门档案应该由部门的上一级机构制定全宗目录架构，并且由部门副主管负责维护管理。
档案的归档周期
关于归档周期，即同一个单位两次归档的时间间隔。任何资源都应该有一个明确的归档周期，归档周期应该根据归档单位的规模不同而有所不同。
个人档案：可以以周为时间单位进行归档。
组档案：可以以月为时间单位从个人档案中进行整理提取归档。
部门档案：可以以季度为时间单位从组档案中整理提取归档。
归档的内容由具体部门业务确定，上级单位应该以制度的形式制定下级单位的归档内容。
档案的生命周期
由于一般的部门资源信息管理缺乏系统的管理方法，导致资源存放的随心性比较强，再加上长期的资源加压，致使资源很难被索引查找。在维护的时候，资源 一般都是个人根据需要进行修改整理甚至删除，这样很容易导致单点的资源遗失，而且大量资源的维护本身就是一种比较困难的事情。所以在理论上我们应该对资源 定义生存周期。
在档案管理中，“档案的生命周期”指的是档案从产生直至因丧失作用而被销毁或者因具有长远历史价值而被永久保存的整体运动过程。资源一经归档，就进入了档案生命周期。
同理UED部门的资源归档后也可以如此定义，我们归档后的资源也可以分为：
经常被查询的活跃期（可以通过硬盘存储）；
不经常被查询的非活跃期（可以通过光盘介质存储）；
永久保存或销毁。
不同的单位可以根据自己的业务定义自己资源的生命周期。
